Deutsche Compliance im internationalen Umfeld
Oracle NetSuite – die weltweite Nr. 1 für cloudbasierte Unternehmenssoftware – erfreut sich weiter steigender Beliebtheit, insbesondere seit der Akquisition durch Oracle im Jahr 2016. Das System bietet besonders für kleine und mittelständische Unternehmen enorme Vorteile. Gerade die eingebaute Internationalität mit dem Produkt NetSuite OneWorld ist oft ein Entscheidungskriterium für Unternehmen mit großen Wachstumsplänen. Demnach ist es nicht verwunderlich, dass sich NetSuite den schlagkräftigen Slogan „ACT GLOBAL, BE LOCAL“ sogar als Trademark gesichert hat [1]. Teilweise werden auch Zweifel laut: Eignet sich ein amerikanisches System tatsächlich für den deutschen Markt? Bei internationalen Organisationen mit Niederlassungen in Deutschland ist NetSuite allerdings schon seit Jahren im Einsatz und weiter auf dem Vormarsch, um bewährte lokale Lösungen zu ersetzen. Dieser Beitrag wird einen Einblick in verschiedene Projekte dieser Art geben, die wir in den letzten Jahren begleitet haben.
Häufig fängt es damit an, dass Kunden ihre Steuermeldung aus NetSuite heraus erstellen möchten oder von einer deutschen Lokalisierung und dem ominösen Multibook – wodurch sich NetSuite „compliant“ verhält – gehört haben. In vielen Fällen ist es auch das globale Management, das nicht verstehen kann, dass in Deutschland eine lokale Lösung im Einsatz ist, während der Rest der Unternehmensgruppe bereits glücklich mit NetSuite arbeitet und die Zahlen somit immer für globale Auswertungen vorliegen – tagesgenau (schön bunt auf dem C-Level Dashboard) und nachvollziehbar. Aber man stellt schnell fest, deutsche Compliance ist keine Komponente, die einfach „eingeschaltet“ wird. Die GoBD-konforme Buchhaltung (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sieht vor, dass betriebliche Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu erfassen sind [2]. Es geht also hauptsächlich um die Umsetzung von Geschäftsprozessen auf Verwaltungsebene. In Compliance-Projekten steht natürlich oft das ERP-System im Vordergrund. Das ist aber im Normalfall nicht ausreichend. Themen, die neben den offensichtlichen Faktoren wie Steuern und Reporting in einem System-Review zu Beginn überprüft werden, sind beispielsweise die Belegnummerierung, der Aufbau des Kontenplans, das Berechtigungskonzept sowie die vorliegenden installierten Komponenten, auch Bundles oder SuiteApps genannt. Insgesamt führt eine derartige Analyse zu einer kundenspezifischen „Road to German Compliance“, also einer Empfehlung für die nächsten Schritte.
System Compliance – die Basis
Zu Beginn ist es wichtig, ein paar Details über NetSuite zu wissen, die einen großen Einfluss auf ein Compliance-Projekt haben können. Unserer Erfahrung nach nimmt in multinational genutzten NetSuite-Systemen das globale Setup einen sehr großen Raum ein. Einstellungen, die in den Features und Accounting Preferences getroffen werden, haben einen Einfluss auf alle Ländergesellschaften, die dieses System nutzen. Es gibt auch einige niederlassungsspezifische Einstellungen; jedoch wird das Grundgerüst global verwendet. Aus diesem Grund ist es von hoher Notwendigkeit, bei der Planung und Umsetzung von nationalen Initiativen stets einen Administrator mit einem Gesamtüberblick einzubeziehen. Sicher kann jeder erfahrene Berater mit Admin-Rechten nahezu alles herausfinden, jedoch geht es auch darum, Design-Entscheidungen richtig zu verstehen oder die tatsächlichen Stakeholder zu erreichen.
Lesen Sie hier den vollständigen Beitrag in der Business News 05/2022.
Autor: Katharina Schraft
Imagequelle: © Boonyachoat / istockphoto.com